ビジネス電話を導入する必要性

事務所を開業した場合、電話回線の設置は当然必要となってきます。
固定電話がなく、携帯電話のみの会社では、信用度が著しくかけてしまいます。はじめて会った人の名刺に携帯の番号しか載っていなかったら、あなたはどう思うでしょうか？
『電話も引いてないのか・・。この会社大丈夫かな・・？』
私だったら、このように感じてしまいます。
事務所を設立したなら、電話は必須アイテムのひとつです。ここでは、ビジネス用の電話の取得方法などについて、まとめてみました。

１． ひかり電話とは？

数年前は、電話回線の権利を買って番号を取得し、業者に固定電話回線の工事をしてもらうという手順でしたが、現在は、「ひかり電話（光IP電話）」というものがあります。
ひかり電話とは、インターネットの光回線を使用した電話のことです。もう少し詳しく説明しますと、NTT東日本およびNTT西日本が提供しているIP電話サービスの名称で、ひかり電話のみの契約をすることはできません。フレッツ光などのインターネット接続サービスとセットで契約することで、通話が可能となります。
メリットは、なんといっても通話料が断然安いこと。たとえば、ひかり電話同士の通話なら、8円/3分ほどです。まだ電話がなく、インターネット回線も引いていないなら、NTTのフレッツ光を導入し、電話もひかり電話にすることで、通信コストはかなり下げられます。
私も3年ほど前からひかり電話を使っています。導入した当初は、回線が安定しないことが時折ありましたが、現在では、問題なく快適な通話ができています。
その他、固定電話との違いや、長所短所は様々ありますので、興味のある方は、NTTのホームページ等でチェックしてみてください。

２． ビジネス用の電話機を導入しよう

事務所をまだ開業したばかりの頃は、さほど頻繁に電話が鳴ることもないでしょうし、家庭用の電話機でも不便を感じることはないと思いますが、事業用としてオフィスに電話回線を導入する以上、ビジネス用の電話機（ビジネスフォン）を選択したいところです。
あなたの事業が軌道に乗り、忙しくなってきたときにあらためて電話を変えることはけっこう面倒なものです。通話中に他からの着信があった場合、家庭用の電話機では、機能に限界があります。“話し中”という事態が起こってしまうと、ビジネスチャンスを逸することにもつながります。また、スタッフが増えたりした場合、同時に数本の通話が可能な状態にしておかないと、仕事になりません。
またビジネスフォンにしておくことで、電話番号を複数持たせることも可能です。たとえば、ホームページに掲載する専用の番号を取得しておけば、着信時にホームページからのお問い合わせであることを判別することができ、営業活動に役立ちます。フリーダイヤルの設置などにも対応しやすいです。

３． 電話は会社の基本姿勢を映し出す

電話での印象は、相手にとってとても重要です。
電話での言葉遣いや、声のトーンなどから、人は安心したり不安になったりします。特にビジネスシーンにおいては、電話というコミュニケーションツールは、重要なものです。インターネットやメールなどが普及した近年でも、ほとんどの業界において、最終的な成約は、電話もしくは対面、ということになります。
このような話をすると、電話のマナーのことのように聞こえるかもしれません。
しかし、それだけではないのです。
家庭用の電話で、留守番電話になっていることが多かったり、話し中だったり、音声がクリアでなかったりすることで、「この会社、オフィスのふりして、実は自宅でやってるのでは？」と思われてしまったりしたら、信用度が下がるのはもちろん、その後の立場が弱くなっていきます。
逆に、ビジネスフォン等を導入することで、たとえば、外出時には、携帯へ転送する機能を使うことで「（見かけ上の）オフィス不在」をなくすこともできます。また、しっかりとした事務所としてのインフラを整えていくことで、自分のやる気を助長させることにもつながります。
複数の着信にも対応させて、「●●さん、2番に▲▲▲様からお電話です」なんていう声がオフィスに聞こえてくれば、ぐっと“会社らしく”なるとは思いませんか？