経費をかけずに、しっかりとした「事務所」が作れる!?

開業当初はとにかく余計なお金をかけられない！
事務所を構えたいけれど、そこまでのお金がない人にお勧めなのがバーチャルオフィスの活用。
いきなり貸事務所を借りるリスクを冒さずとも、しっかりとした“事務所”に見せることができるのが魅力です。

１． バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、実際に事務所を構えることなく、ビジネスを行うためのサービスを受けることができる仕組みのことです。事務所を構える場合、まず「住所」や「電話番号」が必要です。また、場合によってはお客様と打ち合わせをする「会議室」や、あなたが仕事をするための「机」も必要かもしれません。
そのような、事業に最低限必要なサービスや場所を、月々数千円から３万円程度の格安で手に入れることができるのが、バーチャルオフィスです。加えて、レンタルでオフィススペースを提供している場合もあり、これらのサービスを含めてレンタルオフィスと言う場合もあります。
事務所開業したばかりの人や、起業準備中の人にはぴったりの選択肢かもしれません。

一般的なバーチャルオフィス／レンタルオフィスで行っているサービス

「住所」の提供	都心の一等地など、ネームバリューがある場所の住所を名刺やホームページ、郵送先として利用できる。自宅の住所を明かしたくない人にもお勧め。 その住所で法人登記をすることも可能な場合が多いが、別料金となることも。
電話番号貸与	ビジネス用の電話番号を貸与してもらえる。自分の携帯電話に設定すると、携帯からの発信であっても、03ナンバーなどの固定電話からの発信のように見せることも可能。プライバシーを守りたい人にお勧め。
電話代行	外出中にかかってきた電話を、自分の事務所や会社の名前で受けて対応してくれるサービス。携帯や自宅電話への転送はもちろんのこと、指定のメールアドレスに電話があった旨を知らせてくれる場合も。「受付」があることで信頼性もアップ。
郵便物受け取り サービス	郵便物をあなたの代わりに受け取り、指定の郵送先に転送してくれるサービス。直接、バーチャルオフィスに受け取りに行くことも可能な場合が多い。
会議室貸与 サービス	事前に予約をしておけば、会議室を利用することができる。時間貸で、利用料金を別途とっているところも。
オフィススペース提供	数畳程度の自習室のようなスペースを個別に借りられたり、数名で広めの部屋をシェアしたりできる。デスクがあらかじめセットされており、必要最低限の環境が整っている。
ビジネス運営 サポート	法人登記などの手続きや、営業支援ツールの提供などを行っている場合も。

２． バーチャルオフィスのメリットとデメリット

バーチャルオフィスのメリットは、「安く」「素早く」事務所機能を持つことができることです。また、多くの場合は、一等地の住所を使えるため、お客様への信頼感にもつながるという営業上のメリットもあります。１人で事業を立ち上げる場合で外出が多い業種の場合、不在時の電話の応対を人に任せることができるのもありがたいことでしょう。また、期間貸しのレンタルオフィスの場合、税務署に開業届を出さなければなりませんが、バーチャルオフィスの場合は開業届が不要。
デメリットは、お客様に「バーチャルオフィスを使っている」とバレてしまった時。相手によっては「バーチャル？架空の会社なのではないか」などと怪しまれるかもしれません。しかし、バーチャルオフィスの住所で法人登記することもできますし、最近では経費削減のために大手企業が営業所をバーチャル化するなどの動きもありますので、堂々と「外出時の対応をバーチャルオフィスの秘書サービスに任せているんですよ」と言ってしまえば問題ないでしょう。

３． バーチャルオフィスの選び方

近年、ベンチャー企業や事務所開業時にバーチャルオフィスを利用する人が増えています。そのため、多くの業者が参入し、都心では乱立状態になっているところも・・・。利用者はしっかりとそのサービスの質を見極めて利用したいものです。
まず、レンタルオフィスなど、スペース貸しのサービスがついている場合、普通の事務所を借りる際と同様に、必ず内覧しましょう。実際の利用を想定して、商談スペースや会議室、執務スペースをチェックします。机やいす、飲み物のサービスなど、どの位充実しているかも確かめましょう。
最近ではバーチャルオフィスでも、電話応対の様子などを内覧できる箇所が多くあります。内覧できる場合は契約前に必ず見に行きましょう。
またバーチャルオフィスは、異業種から参入してくる業者がたくさんいます。それぞれ得意分野・不得意分野がありますので、自分が最も重視するサービスが得意かどうかを意識しながら選ぶと良いでしょう。

バーチャルオフィスの参入業者とその特徴

インキュベーションオフィス運営事業者	ベンチャー企業、個人起業家などの育成・支援を目的としたインキュベーションオフィスの運営者による参入。 運営母体がしっかりとしていることが多く、事業を立ち上げるための販路の開拓や、資金調達などに強みがある場合も。しかし、審査が厳しく、料金も高い。
レンタルオフィス事業者	机といす、１～数名程度が入居できるオフィススペースをレンタルする事業者による参入。「場所貸し」に強みがあるため、バーチャルオフィスでの利用であっても商談スペース等が準備されている場合が多い。
電話代行・ 秘書代行業者	古くから存在している、電話を転送したり、代わりに応答したりするサービスを提供する事業者の参入。 電話番号貸しや、人による応対に強みがあり、多くの場合、私設私書箱を持ち、郵便物預かりサービスも行っている。「オフィススペースの期間貸し」がない場合が多いが、近年は、会議室スペースを提供するところが増えている。